La automatización de procesos se ha convertido en un aspecto esencial para las empresas en su estrategia a largo plazo. A pesar de ello, muchos de estos proyectos no están generando los resultados esperados, no por la falta de tecnología o ambición, sino por un problema menos evidente: la integración entre los motores de procesos y los sistemas documentales.
Según diversas analíticas del sector, hasta un 30% del coste total de un proyecto de automatización puede ser destinado a la integración entre el motor de flujo de trabajo y los sistemas documentales, así como otras aplicaciones corporativas. Esto no es una excepción, sino una constante en proyectos que involucran contratos, facturas, expedientes o evidencias regulatorias.
Josep Llort, Chief Technology Officer de OpenKM, explica que «la mayoría de suites BPM generalistas están diseñadas para orquestar tareas, no para gestionar documentos». Cuando un proceso depende de archivos con versiones, permisos, firmas y auditorías, la integración se complica. Se requiere sincronizar metadatos, replicar lógicas de seguridad y garantizar la trazabilidad, lo que incrementa el coste, la complejidad y el riesgo.
Este esfuerzo técnico a menudo no se reconoce en las fases iniciales de los proyectos. Aunque en teoría el flujo de trabajo está bien diseñado, los problemas surgen cuando un documento cambia de versión o cuando un permiso no se replica adecuadamente. En muchas áreas de IT, una parte significativa del mantenimiento se destina a solventar estas fricciones entre el proceso y el repositorio documental.
Es importante destacar que un flujo de trabajo no siempre depende de documentos. En ocasiones, un expediente puede abarcar varios documentos, uno solo o incluso ninguno, dependiendo del tipo de proceso. Los sistemas documentales modernos se encargan de gestionar información estructurada, metadatos y lógica de negocio, no solo archivos.
En este contexto, OpenKM presenta un enfoque innovador con OKMFlow, su motor de flujo de trabajo generalista. La diferencia radica en que la integración con el gestor documental viene incorporada de forma nativa, lo que reduce significativamente los problemas de interoperabilidad habituales en los proyectos de automatización documental. El flujo de trabajo puede interactuar directamente con versiones, metadatos y permisos sin necesidad de duplicar lógicas.
El gestor documental de OpenKM también incluye capacidades nativas de inteligencia artificial que permiten clasificar, extraer y analizar información. Estas capacidades, al estar integradas en la plataforma, permiten que el motor de flujo de trabajo las utilice directamente, facilitando la toma de decisiones automáticas sin desarrollos adicionales.
A pesar de que existen plataformas que pueden orquestar procesos complejos entre múltiples aplicaciones sin depender de documentación, en muchas organizaciones los procesos críticos son documentales, lo que provoca que los costes de integración se disparen. Reducir este 30% no solo es una cuestión de presupuesto, sino que también impacta en los plazos de implantación, la estabilidad operativa y el cumplimiento normativo.
Josep Llort afirma que «menos integración significa menos puntos de fallo, menor dependencia tecnológica y mayor capacidad para auditar procesos de extremo a extremo». En un entorno donde la inteligencia artificial está multiplicando la cantidad de documentos y flujos automatizados, este desafío se intensifica. Automatizar sin un control adecuado de la capa documental no solo encarece los proyectos, sino que limita su escalabilidad y aumenta el riesgo operativo.
La experiencia ha demostrado que muchos proyectos de automatización no fracasan por un mal diseño, sino por el peso invisible de la integración documental. Identificar este coste oculto y encontrar formas de reducirlo se ha convertido en una de las decisiones estratégicas más importantes para los CIOs y líderes de transformación digital.
