La gestión de la cartera de tecnologías de la información (TI) se ha convertido en una función esencial para los directores de tecnología (CIO), quienes buscan no solo maximizar el rendimiento de los activos tecnológicos, sino también alinearlos con los objetivos empresariales. Este enfoque se asemeja a la gestión de carteras financieras, donde se seleccionan inversiones estratégicas en función de la rentabilidad y el riesgo. Sin embargo, en el ámbito de TI, es crucial evaluar cada activo no solo desde la perspectiva financiera, sino también en términos de su rendimiento operativo.
Identificación de activos críticos
Los activos más críticos para el funcionamiento diario de una empresa deben ser identificados y evaluados en función de su importancia. Por ejemplo, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser fundamental para el negocio, ya que interactúa con la cadena de suministro global y debe estar operativo las 24 horas, los 7 días de la semana. En contraste, aplicaciones de recursos humanos o sistemas de análisis podrían ser menos críticos y, en algunos casos, podrían no ser necesarios durante un periodo. Es vital que los CIO trabajen con los usuarios finales y la alta dirección para revisar y clasificar estos activos críticos, asegurando un consenso sobre su importancia.
Según un estudio de Zylo, proveedor especializado en gestión de inventarios de software, cerca del 53% de las licencias de software como servicio (SaaS) no se utilizan, lo que destaca la necesidad de identificar el software inactivo como una prioridad. Este problema no es exclusivo del SaaS, sino que también afecta a sistemas antiguos y modernos, así como a servidores y tecnologías de red que continúan generando gastos sin aportar valor. La falta de tiempo para revisar el inventario puede llevar a que productos obsoletos se mantengan en la cartera y se renueven automáticamente, lo que afecta negativamente al rendimiento general de la cartera de TI.
Evaluación del riesgo de activos
Es fundamental considerar el riesgo asociado a cada recurso tecnológico. Preguntas como si un proveedor puede retirar un producto o si el departamento de TI cuenta con el talento necesario para operar sistemas heredados son cruciales. Además, es importante valorar si los costes de operación de un sistema están aumentando de manera desproporcionada. Las estrategias deben ser definidas para mitigar riesgos, ya sea a través de la modernización de sistemas o de la planificación de su sustitución.
La propiedad intelectual también juega un papel clave en la optimización de la cartera de TI. Muchos CIOs consideran que sistemas personalizados que han funcionado durante años representan una ventaja competitiva. Estos activos, que son considerados auténtica propiedad intelectual tecnológica, deben ser valorados y preservados dentro de la cartera.
Por último, los indicadores como el coste total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversión (ROI) son esenciales para evaluar la rentabilidad de los activos tecnológicos. Ambos indicadores ayudan a determinar si un activo sigue generando un valor sostenible. En un análisis detallado, el TCO mide el valor de un activo a lo largo de su vida útil, mientras que el ROI se centra en el rendimiento de nuevas inversiones.
La gestión activa de la cartera de TI es crucial para eliminar activos que ya no aportan valor o que generan pérdidas. En este sentido, los CIO deben adoptar un enfoque proactivo en la gestión de sus activos tecnológicos, revisando periódicamente la cartera y trabajando en colaboración con las áreas del negocio que influyen en los presupuestos.
Al integrar estos criterios en la gestión de la cartera de TI, los CIO no solo optimizan el rendimiento y la rentabilidad de sus activos, sino que también aseguran que la tecnología siga alineada con los objetivos estratégicos de la empresa, lo que es clave para mantener una ventaja competitiva en un entorno empresarial en constante evolución.
